ファシリテーターとして会議に参加することになると、作業を減らすため、ホワイトボードは書かないほうがいいのでは、と考える方もいます。
では、ホワイトボートを使用するメリットとは何でしょうか。
この記事では、ホワイトボードを使用するメリットについてご紹介しています。
ホワイトボードを使いこなして、ファシリテーターとしてスキルアップしていきましょう。
目次
Q 会議にファシリテーターとして参加しているときにホワイトボードは使った方がいいのでしょうか？
余計な作業を減らすために、使わなくていい気もします。ホワイトボードを使うメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
A 会議ではホワイトボードを使うことをおすすめします。
メリットはいくつかあるので、参加者のメリット、自分へのメリットに分けて解説します。
会議ではホワイトボードがつきものです。ファシリテーターとして会議に参加するときも、ホワイトボードを活用した方が会議がスムーズに行きます。しかし、質問者のように、作業を減らすためにホワイトボードは使わない方がいいのではないかとか、書かない方が集中できるのではないかと考える方もいます。
その考えは理解できるのですが、ホワイトボードにはたくさんのメリットがあり、それがホワイトボード使用をおすすめする理由になります。
○参加者のメリット
まず参加者のメリットから見ていきましょう。いくつかの項目に分けていますので、一つずつ見ていきます。
・理解しやすい
まずホワイトボードに意見や議題が書かれていると理解しやすいというメリットがあります。口頭で聴いただけでは分からないことでも、文字として書かれているのを見ることで理解できるということはよくあります。
また、前の発言がどうだったか確認することもできます。会議で意見がたくさん出てくると、さっきの意見が何だったか頭に浮かんでこないことがあります。そのようなときに、ホワイトボードにきちんと書いてあったら、そうだった、と思い出すことができます。
これは参加者にとっては大きなメリットです。さっきの発言は何だったかという余計な質問、確認をすることがなくなるので、会議がスムーズに進みます。
・刺激が増えて集中できる
刺激が少ない淡々とした会議だと、参加者の集中力が低下します。逆に刺激があってメリハリがある会議だと、参加者も集中するようになります。ホワイトボードは議論を可視化する重要な役割があります。耳だけではなく目にも訴えかける効果があり、いい刺激となります。参加者は、ホワイトボードがあることで、集中して会議に参加できるようになります。
・記録がとりやすい
ホワイトボードに意見などが書かれているので、記録がとりやすいというメリットがあります。議事録をとる人にとっても助かりますし、会議の内容をメモしておきたい人にとっても助かるでしょう。間違った記録をとるということがなくなるのは大きなメリットであると言うことができるでしょう。
・すれ違いを防ぐ
自分が意見を言ったときに、うまく意図が伝わらないことってありますよね。意図と違うように周りが受け取ることですれ違いが生じると、会議がスムーズに進まなくなります。ホワイトボードに書かれている言葉を見ることで、自分の意見がちゃんと伝わっているのか確認することができます。
○自分へのメリット
このように、ホワイトボードを使用することは、参加者にとって大きなメリットがあります。さらに、ホワイトボードはファシリテーターにとってもありがたいものです。今度はファシリテーターへのメリットを見ていきましょう。
・理解しやすい
ホワイトボードに意見を書いてまとめることで、自分自身も会議の内容をスムーズに理解できるようになります。ファシリテーションをしながらみんなの意見を把握することは大変です。ホワイトボードに書く、または書かれているのを見るという作業を挟むことで、理解につなげることができるわけです。意見をきちんと理解できれば、ファシリテーションもやりやすくなることでしょう。
・注目を集めることができる
ホワイトボードに書かれた文字を利用することによって注目を集めることができます。現時点での問題点の確認、会議の進行状況など、まとめがしやすいんですね。これはファシリテーターにとっては大きなメリットでしょう。
ホワイトボードを見るように言えば、参加者が全員一つに集中することになります。場の一体感を生むことにもつながるので、ファシリテーションがやりやすくなることは明らかです。
・脱線を防ぐ
会議では、議論が盛り上がることで、話が脱線することがよくあります。ホワイトボードがあれば、今何を話し合っていて、何を決める必要があるのかはっきりするので、脱線を防ぐことができます。ダラダラと長引く会議にならないようにするためには、必要なことです。この点でも、ホワイトボードにはメリットがあることがわかりますね。
○ホワイトボードは会議を活性化させる
ホワイトボードは参加者にとっても、ファシリテーターにとってもメリットがあるものです。ホワイトボードを活用することで、会議を活性化することができます。道具を生かし会議をより良いものにするのも、ファシリテーターの仕事なのです。
例えば現状の問題点をホワイトボードに適当に書き出していくだけでも意味があります。全体をぼんやりと眺めることで、各問題に共通する問題を発見できたり、みんなが意識できていなかった問題点が浮き彫りになるということもあります。ホワイトボードに意見や事実を書いたことがきっかけで、答えや議題が導かれるということがあるのだと覚えておきましょう。
〇まとめ
いかがでしたでしょうか。
会議におけるホワイトボードとは、活用することで理解を助けたり、すれ違いを防ぐほか、会議を活性化する効果が得られる便利な道具です。
大事なのは、道具を活用しようとする意思です。ホワイトボードを使いこなして、うまく会議をファシリテーションしていきましょう。
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