ファシリテーターを務めることになったけれども、何に気を付ければ会議の質を高められるのか分からない、イマイチピンと来ない、ということもありますよね。
この記事では、会議でファシリテーターを務める際に気を付けるべきことについてご紹介しています。
ポイントをおさえたファシリテーションで、よい会議にしていきましょう。
Q ファシリテーションをやることになったのですが、会議の質を高めるために何に気を付ければいいのかイマイチピンと来ません。
中立を保つとか、一部の人ばかり発言しないようにすればいいということくらいはわかるのですが、他に気を付けるべきことがあるなら教えてください。
A ファシリテーターとして会議の質を高めるために気を付けるべきことはいくつかあります。
今回は、会議でファシリテーターを務める際に気を付けるべきことについてご紹介します。
〇会議でファシリテーターを務める際に気を付けるべきこと
ここでは、ここでは、会議でファシリテーターを務める際に気を付けるべきことをいくつかまとめています。どこに気を付ければいいのかよくわからないという方は、以下の内容を参考にしてみてください。
・会議の目的を共有する
まず大事なのは、その会議の目的は何か共有することです。何のために会議をしているのか共有することができていないと、ダラダラとした会議になってしまいます。会議のための会議になってしまう恐れがあるわけです。
また、会議の目的がわからないことでやる気が出ないという人も出てくるでしょう。自分には関係ないと思い、お客様気分になってしまいます。一部の人が意見を言って解決すればいいという考えになってしまうのですね。それでは会議は活性化せず、質も高くなりません。
会議では、各々が目的を把握した上で、自分に何ができるのかよく考えるようにすることが大事です。
今日どうして会議をする必要があるのか、また、何について話し合いたいのかしっかりと共有して全員がやる気を持って会議に参加できるようにしましょう。
・会議の終わりは引き延ばさず区切る
会議が長引く最大の原因は、会議の終わりを決めていないことです。ここで言う会議の終わりとは２種類を意味しており、一つは時間、もう一つは議論内容です。
時間は文字通り終わりの時間を定めておくということです。何時までに結論を出すと伝えておくことで、全員が集中して答えを出すために協力することができます。長時間ダラダラと話し合うということがなくなるので、会議の質が高くなるだけではなく、業務の効率化につながります。
議論内容の終わりとは、何について決まったら終わりということを明確にしておくことです。何をすればいいのかはっきりとさせることで、今日は後何をすればいいのか共有することができます。やるべきことをやって話をまとめようという意識を全員が持つことができるので、メリハリのある会議をすることができるのです。
・前回の流れをおさらいする
会議をする際は、必ず前回のおさらいをしてください。前回はどういうことを決めていて、今回はそれを踏まえて何について話すのかということを確認します。同じことを何度も話し合うという無駄を避けるためにも、軽くで構いませんので、前回の流れをおさらいして情報の共有をしましょう。
・役割をはっきりとさせる
ファシリテーター以外にも、書記やタイムキーパーなど、会議での役割はいくつかあります。それぞれ誰が担当するのか、会議の前にはっきりとさせてください。それぞれの役割での注意点について話しておいて、高い意識を持って役割をこなしてもらうようにしましょう。
どうしてその役割が必要なのか、その役割がいることで会議がどのようにスムーズに進むようになるのかということまで共有しておくことができれば、ただ言われたからやるだけということを避けることができます。
・ルールを決める
会議では、いくつかのルールを決めておくことをおすすめします。例えば一人一回は発言する、否定するときは改善点も添えて述べる、〇分以上話さないなどがわかりやすい例です。
いい会議をするためにはどのようなルールがあった方がいいか、よく考えて決めるといいでしょう。試行錯誤しながらルールを決めていってもいいですね。全員がルールを守ることを確認して、会議が活性化するようにしましょう。
・イラストや図で内容を見やすくする
会議で取り扱う内容は、できるだけ文字だけではなく、イラストや図を使うようにして、見やすくするようにしましょう。文字だけの資料や口頭だけのやり取りだと、内容を理解できない人が出てくる恐れがあるからです。
イラストや図があると、見やすいですし、すぐに内容を把握することができます。会議では、各々が資料を見ながらリアルタイムで考える必要がありますから、一目でわかるわかりやすい資料があると助かるでしょう。
何か資料を用意するときは、見やすさを重視して、大事なことが見えるようにすることを意識してください。
〇まとめ
会議では、目的と終着点、前回の流れ、ルールといったことを全員で共有する必要があります。共有することで、当事者意識が芽生え、全員で話し合うことができます。全員が目的に向かって行動することができれば、自然と会議の質も高くなるでしょう。
その上で資料にはイラストや図を用いるといった工夫を入れることで、効率良く会議をすることができます。今回の内容を参考にして、いい会議をしてくださいね。
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