ファシリテーターがおさえておきたい、会議のいい雰囲気づくりのコツとは?

ファシリテーターとして会議の進行役を務めることになったけれども、どうすればいい雰囲気で会議を行うことができるのか分からない、と困ってしまったことはありませんか。
この記事では、会議の進行役を務めるときの目標と、具体的に気をつけるべき点について解説していきます。
気をつけるべき点をおさえて、うまく会議を活性化していきましょう。

 

Q ファシリテーターとして会議の進行役をやることになったのですが、会議のいい雰囲気づくりのコツがあれば教えてください。

A 会議の進行役をやるときは、以下の2つを目標にして行動するとうまくいきます。

  • みんなが発言して議題を考えるようにする
  • 委縮することなく安心して参加できる雰囲気づくり

以下では、この2つを目標とすることを前提として、具体的にどのようなことに気を付ければいいか解説していきます。

 

〇会議前の挨拶はしっかりと

まず、会議では挨拶はしっかりとしてください。会議が始まるときだけではなく、会議室に入室し、参加者を待っているときから挨拶をしましょう。

基本的なことすぎて何を今さらと思うかもしれませんが、慣れない会議の進行役を任されているときは、会議をうまく進めることばかりで頭がいっぱいになり、このような基本的なことが疎かになりがちです。

さすがに挨拶をしなくなるということはないでしょうが、形式的な挨拶だけして、会議の段取りを頭の中で何回も考えてばかり…ということをやってしまう人は意外と多いです。

挨拶は、おはようございますと言えばいいというわけではありません。相手に声をかけつつ、相手の調子が良さそうかどうかというところもきちんと見ます。体調が悪そうな人や、会議のモチベーションが低そうな人がいないかチェックし、適宜声掛けをする必要があるのです。

また、自分の部下にあたる参加者が多いなら、彼らが会議中に発言しやすいように、挨拶して気を緩めてあげることも重要です。

目下の人間はこちらに気を使ってあまり意見を言わないということがよくありますから、こちらから積極的に話しかけて、会議が始まってからも発言しやすいようにしてあげてください。

 

〇堂々とした態度を取る

上司が多い会議の場合、上司に気を使ってついつい委縮してしまうということもあるでしょう。気持ちは理解できますが、進行役が上司の機嫌を取っていては、他の参加者はしらけてしまいます。

進行の責任はあなたにあるのですから、会議中は堂々と振る舞って構いません。会議は、上司に配慮しつつ、誰もが発言して活発に議論できるようにする必要があります。若手が発言しやすくなるかどうかは、あなたの態度にかかっているのです。

生意気な態度を取れと言っているわけではありません。他の参加者のやる気がなくならないように、ファシリテーターとしての役割を全うするのだという覚悟を持って行動してください。

 

〇威圧的にならない

自分が上の立場になる会議の場合、思い通りに会議を進行させようとして、威圧的になることがあります。自分では普通のつもりでも、知らず知らずのうちに威圧的になってしまうことがあります。

例えば、自分とは異なる意見を言った後輩がいたら、その意見の駄目出しをしてすぐに否定してしまう、自分がいいと思う意見を推して、「これでいいですよね? 異論はないですね? はい、決まりです」というように、結論を押し付ける、すぐに結論を出させようとして考える暇を与えないということをやってしまいがちです。

自分では自然に話を進めているつもりでも、相手からするとかなり圧力を感じます。「もうそれでいいよ、何を言っても無駄だし」などと思われてしまうわけですね。

参加者が委縮したり、諦めたりすることがないように細心の注意を払いましょう。

 

〇質問を駆使して参加者に話させる

進行役は、できるだけ多くの参加者に発言してもらうようにしなければなりません。しかし、何もしないでいると、必ず発言しない人が複数出てきます。

一部の積極的な人達ばかり発言するということになってしまうんですね。そこで、質問を駆使して、参加者に発言してもらいましょう。

まだ発言がない人や、何か言いたそうに見えるけれども発言しにくそうに見える人に名指しで当てて、何か意見を言ってもらうわけです。

また、質問の仕方を工夫することも大事です。例えば、過去はどうだったのか、これからどのように展開していけばいいと思うかというように、過去、未来という時間に焦点を当てて質問するという方法もありますし、お客様はどう思うか、営業としてどう思うかなど、立場に焦点を当てて質問するという方法もあります。

漠然と質問して参加者が答えてくれることが理想ですが、それでうまくいかない場合は、こちらから質問の方向性を定めて聞いてみるということも、ときには必要です

 

〇感謝の言葉を入れて話す

会議を進行する際は、感謝の言葉を入れるようにしましょう。発言してもらったら、ありがとうございましたと言う、何かしてもらったら、ありがとうと言うといった感じです。感謝の言葉をもらえると嬉しくなりますし、居心地が良くなります。特に若手は委縮する気持ちがなくなり、気が楽になります。

 

〇まとめ

居心地が良くなれば、会議に積極的になりますし、場の雰囲気も良いものになります。
人は感情的な生き物です。こうした細かい気遣いがいい流れを生み、会議を活性化することにつながるのです。
うまくコツをおさえて、実りある会議にしていきましょう。

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