プレゼンテーションの資料作成を任されたものの、何をどう書いていいのか全く分からない。初めてであれば誰しも、そんなふうに困ってしまうことはあるでしょう。
この記事では、プレゼン資料を作成するときのコツについてご紹介しています。
一つずつしっかりとおさえて、よい資料を作成できるようになりましょう。
目次
Q 初めてプレゼンの資料を作成するのですが、何を書いていいのかわからず手が動きません。どうしたらいいのでしょうか。
A いきなり完成させようとせず、情報を整理することから始めてください。
初めてプレゼンの資料をするときは、一体何から書けばいいのかわからなくなるものです。こうなる原因は、いきなり完成させようとすることにあります。
例えば小説の場合、よほどの天才肌、感覚派の人以外は、プロットというストーリーの骨組み、下書きのようなものを作ってから実際の文章を書きます。
プレゼンの資料も似たようなもので、いきなり完成させるのではなく、プレゼンのストーリーを組み立てる骨組みを考える必要があるのです。
今回は、プレゼンの資料を作成するときのコツについてご紹介します。
〇自分が伝えたい内容を考えて書き出す
まずは、自分が何を伝えたいのかわからないと話になりません。プレゼンは自分が伝えたいことを相手に伝える作業です。
どこが重要なのか自分で理解するためにも、自分が伝えたいこと、大事だと思うことを一通り書き出してみましょう。
何が必要なもので、何が不要なのか考えることで、思考が整理され、どういう資料を作ればいいのか少しずつ見えるようになります。後で重要なことがわからなくなる、重要なことが目立たない資料を作ってしまうということを避けるためにも、この段階は決して疎かにしないようにしましょう。
〇プレゼンのストーリーを考える
自分が伝えたいことがわかったら、次はプレゼンのストーリー構築です。
小説を書くとき、作家は、主人公がこういう困難に遭い、それを乗り越えてどうなるというようなことを考えてプロットを組み立てます。
プレゼンの資料も同じです。まずはこれを伝え、これを理解してもらって、次にこれを伝える、最後にこれを伝えればOKというように、自分が伝えたいことが一番効果的に伝わるように情報を並べ替えるのです。
先に見た目などを考えるのではなく、話の流れを組み立てていくのです。
〇伝えたいこととストーリーに基づいてとりあえず書いてみる
伝えたいこと、プレゼンのストーリーが決まったら、それに基づいて、スライドに文字を書いてみましょう。このスライドではこれを伝える、次のスライドではこれ…という感じです。
1つのスライドに情報を詰め込まないように気を付けながら、情報を記入していきます。
この段階でも、まだ見た目については気にしなくて問題ありません。1つのスライドに情報を入れ過ぎないことに気を付けて、一通りプレゼンの資料を形にしましょう。
〇図表を使うなど、見やすさを考えつつ一通り修正する
一通り書き終えたら、次は、図表を効果的に使えないか、見やすいデザインに仕上げることはできないか考えつつ、一通り修正していきましょう。
図表は、たくさんいれればいいということはなく、必要なものだけ入れるという意識を忘れないようにしてください。
慣れればいきなり文字と図表を入れてもいいのですが、慣れないうちはこのように、まずは文字だけで作る、次に図表を入れて作り直す、というように、徐々に発展させた方が作りやすいです。
〇寝かせてから、文字や図表が削れないか考える
図表を入れて、見た目も整ったのでこれで完成…ということはありません。とりあえず資料を寝かせて、後日もう一度自己チェックをしてください。
作っている段階では、何度も同じ内容を目にしているので、自分の資料を客観的に見られなくなっています。何がどこに書いてあるのか覚えてしまい、わかりにくさが見えなくなってしまうのです。
一度寝かせてから資料を見ることで、頭をリセットさせることができ、資料を客観的に判断できるようになります。見直してわかりにくいと感じるところがあれば、すぐに修正しましょう。図表が削れないかどうか考えることも重要です。
〇デザインに改善の余地がないか考える
図表が必要かどうかだけではなく、デザインにも改善の余地がないか考えてください。フォントは適切か、スライドで使用している色は見やすいか、確認しましょう。特に、文字が読みにくい色、目がチカチカする色は厳禁ですので、修正が必要です。
こだわりすぎるのも考えものですが、何か修正できそうなものがあったら、その都度修正してみてください。
〇もう一度一通り確認して修正することがないか考える
最後に、完成したものを、もう一度だけ一通り確認してみてください。あまり細かく見るのではなく、大雑把に確認するぐらいでちょうどいいです。
わかりにくく感じるところがある、思い違いをしてズレたことを書いているところがあれば、修正しましょう。
〇まとめ
以上が完了したら、資料は完成です。
このように、少しずつ考えて問題をクリアしていけば、初めてでもプレゼンの資料を完成させることができます。
いい資料を作れるように頑張ってください。
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